PATVIRTINTA
                   Lazdijų rajono savivaldybės
                  administracijos direktoriaus
      2019 m. spalio 18 d.
        įsakymu Nr. 10V-887   

KOMUNIKACIJOS IR DOKUMENTŲ SKYRIAUS SEKRETORIAUS PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Komunikacijos ir dokumentų skyriaus (toliau – Skyrius) sekretorius yra Lazdijų rajono savivaldybės (toliau – savivaldybė) administracijos darbuotojas, priskiriamas dirbančių pagal darbo sutartį kvalifikuotų darbuotojų grupei.
2. Pareigybės lygis – C.
3. Pareigybės paskirtis – savivaldybės administracijos dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS) ir Teisės aktų registre (toliau – TAR) registruoti teisės aktus, DVS registruoti gaunamą korespondenciją, užrašyti rezoliucijas, paskirstyti prenumeruojamą spaudą, aptarnauti savivaldybės klientus telefonu ir atvykusius į savivaldybę. 

II SKYRIUS
 SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

4. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
4.1. turėti ne žemesnį kaip vidurinį išsilavinimą ir (ar) įgytą profesinę kvalifikaciją;
4.2. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu ir kitais teisės aktais, kurių žinojimas pagal kompetenciją reikalingas vyriausiojo specialisto funkcijoms atlikti;
4.3. išmanyti įstaigos administravimą, žinoti asmenų aptarnavimo tvarką vieno langelio principu, būti susipažinusiam su tarnybiniu etiketu bei tarnybiniu ir tarptautiniu protokolu;
4.4. mokėti:
4.4.1. dirbti kompiuterinėmis programomis: „MS Word“, „MS Outlook“, „MS Excel“, „MS Power Point“, „Internet Explorer“ ir „Mozilla Firefox“;
4.4.2. valdyti informaciją, apibrėžti tikslus bei uždavinius, analitiškai įvertinti problemas, savarankiškai pasirinkti problemų sprendimo būdus, sugebėti įvertinti priimamų sprendimų poveikį bei turėti organizacinių ir veiklos planavimo gebėjimų;
4.5. žinoti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo reikalavimus ir išmanyti kalbos kultūrą.

III SKYRIUS
 ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

5. Skyriaus sekretorius vykdo šias funkcijas:
5.1. registruoja DVS savivaldybės mero potvarkius, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus veiklos klausimais, tvarko jų registrą, tvarko apskaitą, daro kopijas bei nustatyta tvarka ir  terminais perduoda saugoti savivaldybės administracijos archyvui; 
5.2. registruoja TAR norminius teisės aktus;
5.3. registruoja DVS paraiškas savivaldybės bei savivaldybės administracijos skelbiamiems konkursams, teikia informaciją dėl konkurso vietos ir laiko;
5.4. registruoja DVS įvairiomis ryšio priemonėmis ir būdais savivaldybei adresuotus dokumentus, juos skenuoja, užrašo rezoliucijas, persiunčia savivaldybės bei savivaldybės administracijos, administracijos padalinių vadovams jas patvirtinti, tvarko šių dokumentų apskaitą, juos skirsto pagal dokumentacijos plano bylas susirašinėjimo klausimais bei nustatyta tvarka ir terminais perduoda savivaldybės administracijos archyvui;
5.5. atsakinėja į skambučius telefonu ir sujungia su reikiamo darbuotojo telefonu;
5.6. priima savivaldybės lankytojus, suteikia jiems informaciją žodžiu, telefonu ir elektroniniu paštu apie savivaldybės ir savivaldybės administracijos vadovų sprendžiamus klausimus, priėmimo laiką, kitais savivaldybės administracijos darbo klausimais;
5.7. paskirsto savivaldybės administracijos gautą korespondenciją ir prenumeruojamą spaudą;
5.8. prižiūri asmenų priėmimo pas savivaldybės merą, savivaldybės mero pavaduotoją, savivaldybės administracijos direktorių tvarką;
5.9. oficialių priėmimų savivaldybėje metu aptarnauja svečius;
5.10. vykdo savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus ir Skyriaus vedėjo kitus, su Skyriaus funkcijomis susijusius, nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti savivaldybės strateginiai tikslai.