PATVIRTINTA
Lazdijų rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2019 m. spalio 24 d.
įsakymu Nr. 10V-917 

KOMUNIKACIJOS IR DOKUMENTŲ SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO
PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Komunikacijos ir dokumentų skyriaus (toliau – Skyriaus) vyriausiasis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Vyriausiojo specialisto pareigybė yra reikalinga Lazdijų  rajono savivaldybės (toliau – savivaldybė) administracijoje įgyvendinti asmenų aptarnavimą vieno langelio principu, administruoti dokumentų valdymo sistemą.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo savivaldybės administracijos  bendrosios veiklos asmenų aptarnavimo vieno langelio principu ir viešojo administravimo subjekto vidaus administravimo funkcijas.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
4.1. turėti aukštąjį universitetinį išsilavinimą;
4.2. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Dokumentų rengimo taisyklėmis, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis ir kitais teisės aktais, kurių žinojimas pagal kompetenciją reikalingas vyriausiojo specialisto funkcijoms atlikti;
4.3. mokėti:
4.3.1. dirbti kompiuterinėmis programomis: „MS Word“, „MS Outlook“, „MS Excel“, „MS Power Point“, „Internet Explorer“ ir „Mozilla Firefox“;
4.3.2. valdyti informaciją, apibrėžti tikslus bei uždavinius, analitiškai įvertinti problemas, savarankiškai pasirinkti problemų sprendimo būdus, sugebėti įvertinti priimamų sprendimų poveikį bei turėti organizacinių ir veiklos planavimo gebėjimų;
4.4. žinoti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo reikalavimus ir išmanyti kalbos kultūrą.

V SKYRIUS
 ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Vyriausiasis specialistas vykdo šias funkcijas:
5.1. pagal kompetenciją aptarnauja savivaldybės administracijos klientus, teikia įstatymų  nustatytą viešojo administravimo subjekto informaciją asmenims vieno langelio principu:
5.1.1. išklauso asmenų žodinius prašymus, pareiškimus, pasiūlymus bei skundus (toliau – prašymai), jei prašymus galima išnagrinėti tuoj pat, nepažeidžiant asmenų ir savivaldybės interesų bei nefiksuojant prašymų rašytiniuose dokumentuose, atsako į juos pagal savo kompetenciją. Jei asmens prašymas yra susijęs su kito savivaldybės administracijos padalinio kompetencija, esant galimybei, operatyviai pakviečia kompetentingą darbuotoją svarstomam klausimui išspręsti arba susitaria dėl kompetentingo darbuotojo ir asmens susitikimo, pranešdamas tikslų priėmimo laiką bei vietą;
5.1.2. priima  prašymus ir kitus dokumentus, prireikus patikslina prašymo esmę, išduoda asmenims užpildyti reikiamus dokumentus, patikrina, ar pateikti visi dokumentai, kurių reikės sprendimui priimti, prireikus prašo pateikti papildomus dokumentus, suteikia informaciją apie paslaugos teikimo procedūrą, informuoja asmenį apie paslaugos suteikimo būdą ir terminą;
5.1.3. prašymus ir kitus dokumentus registruoja savivaldybės administracijos kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS), rašo rezoliucijas ir persiunčia konkretiems vykdytojams;
5.1.4. aptarnauja savivaldybės nemokamą anoniminę informavimo liniją, gautus pranešimus registruoja DVS, rašo rezoliucijas ir nukreipia savivaldybės merui bei vykdytojams;
5.1.5. aptarnauja asmenis telefonu, suteikia prašomą informaciją, susijusią su savivaldybės administracijos teikiamomis paslaugomis, informuoja apie asmenų aptarnavimo tvarką, struktūrą, darbo laiką, suteikia kitą reikiamą informaciją;
5.2. priima ir perduoda dokumentus ir laiškus, adresuotus savivaldybės kontrolės ir audito tarnybai;
5.3. registruoja DVS savivaldybės administracijos vardu gautas popierines ir per „E. sąskaita“ pristatymo sistemą gautas sąskaitas, jas pateikia tvirtinantiems asmenims ir savivaldybės administracijos Buhalterinės apskaitos skyriui, tvarko jų apskaitą;
5.4. atlieka asmenų aptarnavimo ir prašymų nagrinėjimo, taikant vieno langelio principą, kokybės analizę, gautų, siunčiamų bei kitų DVS registruose esančių dokumentų analizę, teikia pasiūlymus vieno langelio principo savivaldybės administracijoje tobulinimo klausimais;
5.5. kontroliuoja atsakymų pateikimą per rezoliucijose nustatytus ar teisės aktais reglamentuotus terminus, reguliariai Skyriaus vedėjui teikia informaciją apie gautų dokumentų srautus, laiku neatsakytus dokumentus;
5.6. administruoja DVS, teikia pasiūlymus jos optimizavimo klausimais;
5.7. pasikeitus teisės aktams, atnaujina su Skyriaus kompetencija susijusius administracinių paslaugų aprašymus.
5.8. bendradarbiauja ir teikia informaciją bei pasiūlymus savivaldybės administracijos padaliniams, valstybinėmis institucijoms ir kitoms įstaigoms bei organizacijoms pagal savo kompetenciją;
5.9. formuoja savo veiklos dokumentų bylas pagal patvirtintą dokumentacijos planą, užtikrina jų saugumą ir nustatytais terminais atiduoda saugoti į archyvą;
5.10. atlieka Skyriaus kito darbuotojo (vyr. specialisto, aptarnaujančio rajono savivaldybės tarybą) funkcijas jo atostogų, ligos metu ir kitais atvejais, kai jis negali eiti pareigų;
5.11. vykdo savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus ir Skyriaus vedėjo kitus su Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti savivaldybės strateginiai tikslai.

VI SKYRIUS
 ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Vyriausiasis specialistas yra tiesiogiai pavaldus Skyriaus vedėjui.